Gestionnaire, programmation d'événements et éducation

Organisation : Association des industries canadiennes de défense et de sécurité (AICDS)

Titre du poste : Gestionnaire, programmation d'événements et éducation (nouveau poste)

Relève de : Directeur, opérations événementielles

Statut : Temps plein

Postuler à : applications@defenceandsecurity.ca

Date limite : 9 octobre 2026, avant minuit HNE

Votre mission

L'AICDS est à la recherche d'un gestionnaire, programmation d'événements et éducation, idéalement bilingue (français/anglais), créatif, organisé et axé sur les parties prenantes, pour appuyer l'élaboration, la coordination et la prestation de contenu captivant pour l'ensemble du portefeuille d'événements de l'AICDS, notamment CANSEC, les Perspectives FAC, les Perspectives cyber et numériques, les événements WiDS, divers programmes pour les membres, conférences, webinaires, événements de réseautage et initiatives spéciales.

Relevant du directeur, opérations événementielles, ce rôle consiste à aider à définir les ordres du jour des événements, à coordonner les programmes des conférenciers, à soutenir les experts en la matière, à gérer la logistique des conférenciers invités et à veiller à ce que le contenu de la programmation soit opportun, pertinent, exact et conforme aux priorités stratégiques et aux besoins des membres de l'AICDS.

Le gestionnaire, programmation d'événements et éducation travaillera en étroite collaboration avec les équipes internes, les comités, les intervenants du gouvernement et de l'industrie, les modérateurs, les conférenciers, les commanditaires, les fournisseurs et les collègues des opérations événementielles pour s'assurer que chaque programme est élaboré avec soin et livré de manière professionnelle, de la conception à l'exécution sur place et au suivi après l'événement.

Ce poste est idéal pour un professionnel de l'événementiel ou du contenu expérimenté qui sait comment transformer des idées en ordres du jour solides, coordonner des groupes de conférenciers complexes, respecter les échéanciers et offrir une programmation de haute qualité qui permet aux événements de l'AICDS de demeurer pertinents, stimulants et utiles pour le secteur canadien de la défense et de la sécurité.

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Principales responsabilités

Stratégie de programmation et développement de contenu

• Appuyer l'élaboration des stratégies de programmation, des thèmes, des ordres du jour, des formats de session et des plans de contenu pour tous les événements de l'AICDS.

• Croiser les sujets, les enjeux émergents, les besoins du public et les tendances du secteur avec l'équipe des politiques et de la défense des intérêts de l'AICDS pour aider à garantir que la programmation des événements demeure pertinente et utile.

• Travailler avec la direction de l'AICDS, les équipes internes, les comités, les partenaires et les parties prenantes pour identifier les volets de programmation potentiels, les concepts de session, les sujets des discours principaux, les tables rondes, les ateliers et les présentations spéciales.

• Aider à développer et à coordonner la programmation pour les groupes de public existants et émergents, y compris les nouveaux groupes potentiels ou les volets de contenu conçus pour maintenir les événements de l'AICDS actuels, pertinents et stimulants.

• Rédiger et tenir à jour les plans de programme, les descriptions de séances, les notes d'information pour les conférenciers, les notes pour les modérateurs, les conducteurs d'événements et les documents de planification de contenu.

• Veiller à ce que le contenu de la programmation soit conforme au mandat de CADSI, aux priorités des membres, aux engagements des commanditaires, aux attentes des parties prenantes et aux objectifs de l'événement.

Coordination des conférenciers, des experts en la matière (EEM) et des modérateurs

• Coordonner l'identification, l'invitation, la confirmation, l'intégration et le soutien continu des conférenciers, des EEM, des modérateurs, des panélistes, des invités de marque et des présentateurs spéciaux.

• Agir comme point de contact principal pour les conférenciers et les EEM confirmés, en veillant à ce qu'ils reçoivent des échéanciers clairs, les livrables attendus, les renseignements logistiques, les exigences de présentation et les instructions sur place.

• Recueillir, réviser, suivre et organiser les biographies et photos des conférenciers, les titres et résumés des séances, le matériel de présentation, les formulaires de consentement et la documentation connexe.

• Coordonner les appels de préparation des conférenciers, les réunions d'information, les séances de préparation des modérateurs et les réunions de révision du contenu, au besoin.

• Soutenir les conférenciers et les EEM avant, pendant et après les événements, notamment en coordonnant leur arrivée sur place, en assurant le soutien dans la salle des conférenciers, la gestion du temps sur scène, la préparation des présentations et le suivi après l'événement.

• Tenir à jour des dossiers précis sur les conférenciers, des listes de contacts, des outils de suivi de la programmation et la correspondance à l'aide de Microsoft 365, de SharePoint, des systèmes de GRC et des plateformes de gestion d'événements.

Scènes des conférenciers de CANSEC et prestation de contenu sur place

• Soutenir la planification et la prestation des scènes des conférenciers, des théâtres de contenu, des zones de présentation et des activités de programmation connexes sur place à CANSEC.

• Coordonner les horaires des scènes, le déroulement des séances, les déplacements des conférenciers, les signaux aux modérateurs, la durée des présentations, les exigences techniques et le matériel d'information sur place.

• Collaborer avec les fournisseurs audiovisuels, les régisseurs de scène, les collègues des opérations événementielles, le personnel des communications, les fournisseurs et les équipes du lieu pour assurer une prestation professionnelle des scènes.

• Préparer et tenir à jour les conducteurs de scène, les listes d'enregistrement des conférenciers, les présentations visuelles, les détails sur les salles d'attente, les besoins en signalisation, les vérifications techniques et les plans de dépannage sur place.

• Contribuer à ce que la programmation sur scène soit accessible, soignée, ponctuelle et favorise une expérience positive pour les participants, les conférenciers, les commanditaires et les parties prenantes.

• Soutenir la résolution de problèmes sur place liés aux conférenciers, à la durée des séances, aux changements de contenu, au matériel de présentation ou aux mises à jour de dernière minute de la programmation.

Coordination interfonctionnelle et soutien aux parties prenantes

• Collaborer avec les équipes des opérations événementielles, des communications, du marketing, des adhésions, des relations gouvernementales, du parrainage et des finances pour soutenir la prestation intégrée des événements.

• Fournir des renseignements opportuns et précis sur la programmation propre à chaque événement pour alimenter les sites Web, les pages d'inscription, les guides de l'exposition, les applications mobiles, le matériel promotionnel, les livrables des commanditaires, la signalisation, les scripts et les communications aux participants.

• Soutenir les occasions de contenu liées aux commanditaires, les livrables des conférenciers, les séances organisées et les exigences de programmation des partenaires en collaboration avec les équipes du parrainage et des opérations événementielles.

• Coordonner les activités avec les partenaires externes, les comités, les experts en la matière, les fournisseurs et les prestataires de services afin de veiller à ce que les exigences de la programmation soient bien comprises et respectées.

• Répondre aux demandes de renseignements liées à la programmation de manière professionnelle, rapide et axée sur le service.

Gestion de projet, documentation et rapports

• Élaborer et tenir à jour des plans de travail, des échéanciers de production, des outils de suivi des conférenciers, des calendriers de contenu, des grilles d'ordre du jour, des documents d'information et des listes de tâches pertinents et à valeur ajoutée pour la programmation.

• Surveiller les échéances, les dépendances, les risques et les livrables en suspens liés à la programmation, signaler les problèmes et recommander des solutions pratiques au besoin.

• Coordonner les réunions, préparer les ordres du jour, consigner les mesures à prendre et assurer le suivi auprès des intervenants internes et externes.

• Appuyer la production de rapports post-événement, l'évaluation des conférenciers, l'analyse des commentaires des participants, la synthèse des leçons apprises et la formulation de recommandations pour améliorer la programmation future.

• Contribuer à l'amélioration continue des processus de programmation, des outils de gestion des conférenciers, des modèles et des pratiques exemplaires.

Généralités

• Soutenir les comités opérationnels, les groupes consultatifs et les activités de mobilisation des membres du CADSI, au besoin.

• Représenter le CADSI de manière professionnelle auprès des conférenciers, des membres, des commanditaires, des partenaires, des fournisseurs et des intervenants.

• Effectuer d'autres tâches connexes, y compris des déplacements occasionnels et du travail en dehors des heures normales de bureau lors d'événements majeurs.

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Qualifications et expérience

Le CADSI est à la recherche d'un professionnel de l'événementiel collaboratif, organisé et axé sur le contenu, passionné par la qualité de la programmation, le service aux intervenants et la création d'expériences événementielles marquantes.

Plus précisément, le candidat idéal possédera :

• Un diplôme d'études collégiales ou universitaires en gestion d'événements, en communications, en relations publiques, en administration des affaires, en divertissement/hôtellerie ou dans un domaine connexe, ou une expérience de travail équivalente.

• Environ quatre à sept ans d'expérience en programmation d'événements, en élaboration de contenu, en gestion de conférenciers, en planification de conférences, en mobilisation des intervenants, en communications, en événements associatifs ou dans un domaine connexe.

• Expérience démontrée dans la coordination de conférenciers, de modérateurs, d'experts en la matière, de panels, de présentations, d'ordres du jour et/ou de programmes de conférences.

• Solides compétences en gestion de projet, en organisation et en gestion du temps, avec la capacité de gérer simultanément de multiples priorités, échéances et intervenants.

• Excellentes aptitudes en communication écrite et orale, incluant la capacité de rédiger des descriptions de séances, des communications aux conférenciers, des notes d'information et des documents de planification clairs.

• Solides compétences interpersonnelles et jugement sûr lors de la collaboration avec des intervenants de haut niveau, des conférenciers, des membres, des commanditaires, des fournisseurs et des équipes internes.

• Maîtrise de Microsoft Office 365, notamment Outlook, Excel, Word, Teams, PowerPoint et SharePoint.

• Expérience avec des systèmes d'inscription aux événements, des plateformes de GRC, des outils de gestion de projet ou des outils de gestion de contenu.

• Capacité à travailler de façon autonome et en équipe dans un environnement dynamique axé sur le respect des échéanciers.

• Approche positive et axée sur les solutions, avec un grand souci du détail, de la discrétion et un engagement envers l'amélioration continue.

Vous vous démarquerez des autres candidats si vous possédez :

• Expérience dans l'élaboration de programmes pour des conférences, des salons professionnels, des expositions, des tribunes de conférenciers ou des événements d'envergure pour les parties prenantes.

• Expérience dans le soutien aux conférenciers issus des milieux exécutifs, gouvernementaux, militaires, industriels, universitaires ou techniques.

• Expérience dans la coordination de présentations principales, de panels, de causeries, de salles de contenu ou de programmes éducatifs.

• Expérience avec des outils de gestion des conférenciers, des applications mobiles pour événements, des plateformes d'agenda, des guides d'exposition ou des flux de travail de contenu numérique.

• Connaissance des secteurs canadiens de la défense, de la sécurité, de l'aérospatiale, de la sécurité publique, des technologies émergentes ou des marchés publics.

• Le bilinguisme (anglais/français) est essentiel.

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Rémunération et avantages sociaux

Il s'agit d'un poste permanent à temps plein assorti d'une rémunération concurrentielle : salaire de 85 000 $, prime annuelle discrétionnaire de 9 %, vacances, avantages sociaux liés à la santé et au mieux-être, cotisation équivalente au REER de 5 % et possibilités de perfectionnement professionnel.

CADSI offre un environnement de travail hybride et flexible, des postes de travail ergonomiques et une culture d'équipe collaborative axée sur l'apprentissage, l'innovation, l'excellence opérationnelle et la croissance professionnelle.

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Engagement envers la diversité, l'équité et l'inclusion

L'AICDS s'engage à favoriser un milieu de travail diversifié, inclusif et accessible. Nous encourageons les candidatures de personnes de tous horizons, notamment les femmes, les peuples autochtones, les personnes racisées, les personnes en situation de handicap et les membres de la communauté LGBTQ+.

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Comment postuler

Pour être considéré pour ce poste, veuillez soumettre votre curriculum vitæ et votre lettre de présentation à applications@defenceandsecurity.ca en indiquant « Manager, Event Programming & Education » dans l'objet du courriel.

L'équipe de l'AICDS

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À propos de l'AICDS

L'AICDS est la voix des industries canadiennes de la défense et de la sécurité, représentant plus de 1 700 entreprises à l'échelle nationale. Ces industries emploient plus de 81 000 Canadiens et génèrent plus de 17 milliards de dollars par an pour l'économie canadienne. Par le biais de la défense des intérêts, d'initiatives de développement des affaires, de la mobilisation de l'industrie et d'événements de classe mondiale, l'AICDS soutient un secteur de la défense et de la sécurité fort, innovant et concurrentiel à l'échelle mondiale.

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*L'AICDS n'utilise généralement pas l'intelligence artificielle (IA) dans le cadre de son processus de recrutement. Dans des circonstances limitées, l'IA peut être utilisée pour aider au tri, à l'évaluation ou à la sélection des candidats.

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