Mandats des comités opérationnels

Cadre de référence et lignes directrices des comités opérationnels

L’Association souhaite encourager les entreprises membres à participer activement aux activités et initiatives de l’AICDS, et à trouver de la valeur dans la contribution de bénévoles aux comités et groupes de travail de l’Association qui présentent un intérêt pour leur entreprise et qui appuient les objectifs de l’Association.

Les comités sont l’un des éléments les plus essentiels et les plus importants du programme de plaidoyer de l’AICDS, qui revêt une importance capitale pour sa présidence et son conseil d’administration. Les comités constituent l’un des principaux moyens par lesquels l’industrie transmet au gouvernement du Canada ses commentaires sur les politiques, le rendement et ses besoins.

Les comités sont également importants pour fournir à l’Association des commentaires sur la façon d’améliorer les événements, les programmes et les services offerts aux membres.

En retour, les personnes qui président ces comités assument un niveau de responsabilité et d’importance, en veillant à ce que la voix collective de la communauté soit présentée de façon consolidée, constructive et opportune afin que nous puissions provoquer des changements dans l’intérêt supérieur de l’ensemble de la communauté de la défense.

I. Mandat

Les comités opérationnels doivent fournir à la présidence de l’AICDS des conseils et du soutien en matière de politiques, de programmes et de développement des affaires, y compris les services et programmes à valeur ajoutée destinés aux membres. Ces conseils serviront de matière à considérer par la présidence.
Les comités exerceront leurs activités conformément aux politiques et à l’orientation stratégique établies par le conseil d’administration.
Les comités opérationnels agiront à titre consultatif auprès du conseil d’administration, par l’entremise de la présidence, sur les questions liées aux politiques, aux programmes de développement des affaires et aux activités de l’Association qui favorisent le mieux les objectifs de l’Association.

II. Objectifs

Conseiller la présidence de l’AICDS sur les principaux enjeux opérationnels et liés aux politiques;
Accroître les connaissances et la sensibilisation de l’AICDS à l’égard des intérêts et priorités corporatifs de ses membres, tels qu’ils sont vécus directement dans l’environnement d’affaires national et mondial;
Améliorer la compréhension et les connaissances des membres des comités et du personnel de l’AICDS sur les enjeux clés grâce au partage mutuel d’information et à l’invitation de spécialistes à participer aux réunions afin de fournir de l’information et des séances d’information au comité;
Maximiser la contribution des membres à la prestation de services à valeur ajoutée aux membres;
Accroître la mobilisation des membres, y compris la rétroaction élargie, relativement aux priorités clés de l’industrie et de l’Association;
Diffuser les messages clés, les positions et les valeurs fondamentales de l’AICDS auprès des membres afin de favoriser une mobilisation plus complète à la base;
Favoriser une participation pancanadienne ainsi qu’une meilleure compréhension de l’industrie, du gouvernement et des organisations aux vues similaires.

III. Adhésion

L’adhésion aux comités opérationnels de l’AICDS est ouverte aux entreprises membres de la catégorie corporative en règle. Comme l’objectif principal des comités opérationnels est de fournir à l’AICDS des conseils et des expériences provenant de la base d’innovation en défense et sécurité nationale, la priorité est fortement accordée aux cadres d’entreprises directement engagées dans la fabrication et les services destinés aux clients de la défense et de la sécurité nationale, plutôt qu’aux services connexes, comme les lobbyistes-conseils, la comptabilité ou les services juridiques. À ce titre, nous encourageons cordialement les personnes œuvrant dans des services connexes à collaborer avec l’AICDS par d’autres moyens, notamment des ateliers, des groupes de travail propres à un enjeu et des échanges directs avec l’équipe des politiques de l’AICDS, plutôt qu’en présentant une demande pour siéger aux comités opérationnels.
Les membres sont tous bénévoles.
Les membres sont proposés par un membre existant du comité et confirmés par la majorité des membres du comité.
Les membres seront sélectionnés en fonction de l’expertise directe et pratique de la personne relativement aux sujets traités par le comité, et non en fonction de l’entreprise qu’elle représente. Cette adhésion est donc non transférable.
Les membres doivent posséder des compétences pertinentes aux travaux du comité et refléter un bon échantillon de la communauté, soit des grandes, moyennes et petites entreprises provenant de diverses régions du Canada.
Le rôle des membres est consultatif et distinct des responsabilités exercées par la direction.

IV. Durée des mandats

Les comités opérationnels doivent être examinés, établis ou abolis par la présidence, en consultation avec le conseil d’administration, au moment de l’approbation du plan d’exploitation annuel, en décembre de chaque année.
La présidence dispose du pouvoir discrétionnaire d’établir des comités ou sous-comités supplémentaires au cours de l’année afin de répondre aux priorités émergentes.
La composition du comité opérationnel doit comprendre au moins trois (3) membres et au plus vingt (20) membres. Les membres examineront de temps à autre le nombre de membres du comité, notamment afin d’assurer une large représentation de la communauté.
Les membres sont élus annuellement par le comité opérationnel pour un mandat de trois (3) ans, ou jusqu’à ce que leurs successeurs soient élus par les membres.
La présidence peut choisir de prolonger le mandat d’un membre de deux ans afin de permettre une transition, au besoin.
Les membres ne sont pas tenus de s’engager pour un mandat de trois (3) ans afin de devenir membres d’un comité, bien que cela soit préférable. Il est acceptable de demander un mandat plus court afin d’accroître la participation des membres.
Les comités spéciaux, c’est-à-dire les comités mis sur pied pour traiter des enjeux précis pendant une période limitée, sont par nature exclus des durées de mandat prévues.
Les comités opérationnels veilleront, dans la mesure du possible, à renouveler le tiers (1/3) de leur composition chaque année. L’objectif est d’accroître, au fil du temps, la mobilisation des membres.
Tout membre d’un comité peut être retiré par résolution du comité opérationnel, de la présidence ou du conseil d’administration, en tout temps.

V. Présidence du comité

La personne appelée à présider le comité est proposée annuellement par les membres du comité et doit être approuvée par la présidence et le conseil d’administration au moment de l’approbation du plan d’exploitation annuel, en décembre de chaque année. Le conseil d’administration peut choisir de retirer une personne de la présidence d’un comité en tout temps s’il estime que cela est dans l’intérêt supérieur de l’Association.
La présidence du comité est responsable d’établir l’ordre du jour en consultation avec la présidence de l’AICDS et d’harmoniser les objectifs du comité avec les priorités de l’Association.
En cas d’absence ou d’incapacité de la présidence du comité, une personne remplaçante appropriée agira comme présidence de la réunion.
La présidence du comité peut être invitée à fournir un rapport de fin d’année à l’assemblée générale annuelle.
La présidence du comité peut être invitée à fournir chaque trimestre à la présidence de l’AICDS une note d’information écrite résumant les activités du comité, laquelle peut être incluse dans la trousse du conseil d’administration.
La présidence du comité peut être invitée à échanger avec l’ensemble des membres de l’AICDS ou à leur faire rapport au moyen d’un webinaire, jusqu’à deux fois par année.

VI. Sous-comités et groupes de travail

Les comités et les sous-comités qui en relèvent seront établis par la présidence, en consultation avec la présidence du comité, selon l’intérêt exprimé par les membres. Des groupes de travail peuvent également être établis au besoin.

VII. Réunions

La portion interne des réunions des comités doit se tenir dans les locaux de l’AICDS, et les membres du comité qui ne peuvent être présents participeront par téléphone ou par d’autres moyens à distance.
Pour les réunions qui ne se tiennent pas dans les locaux de l’AICDS et qui sont entreprises dans l’esprit de faire avancer les intérêts d’affaires de l’AICDS ou à la demande précise de l’AICDS, la présidence et/ou ses personnes désignées doivent être présentes afin de respecter la lettre et l’esprit de la Loi sur l’enregistrement des lobbyistes.
Les recommandations du comité sont formulées par accord général des membres du comité ou, au besoin, par un vote favorable d’au moins 50 % + 1.
Les recommandations du comité sont transmises à la présidence, qui détermine, selon son jugement, si elles doivent être soumises à l’examen et/ou à l’approbation du conseil d’administration.

VIII. Autres livrables et rapports des comités

Le comité est responsable de l’administration, notamment de la production et de la distribution des procès-verbaux, de la publication des demandes de réunion et des documents de référence, ainsi que de la confirmation de la présence aux réunions.

En reconnaissance du caractère bénévole des comités, un membre du personnel de l’AICDS préparera un ordre du jour en consultation avec la présidence du comité et la présidence de l’AICDS.

IX. Communications

Les seules personnes autorisées à parler au nom de l’AICDS sont la présidence de l’AICDS et la présidence du conseil d’administration.
Afin d’assurer le plein respect de la lettre et de l’esprit de la Loi sur l’enregistrement des lobbyistes, toutes les communications de l’AICDS avec le gouvernement du Canada concernant les travaux ou les positions des comités doivent être effectuées par la présidence de l’AICDS, la présidence du conseil d’administration et leurs personnes désignées. Par souci de clarté, les personnes et les entreprises ne doivent pas se présenter comme représentant la position de l’AICDS, que ce soit publiquement ou lors de réunions privées avec des responsables, des intervenants clés ou des personnes d’influence.
En raison des préoccupations liées à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP), les données ou études élaborées ou compilées par les comités doivent être approuvées par la présidence de l’AICDS et/ou par la présidence du conseil d’administration avant d’être partagées avec le gouvernement du Canada ou les membres d’office du gouvernement du Canada qui siègent aux comités. Les documents fournis aux fins de discussion, par opposition aux positions officielles de l’AICDS, doivent porter la mention « Information de base - Aux fins de discussion seulement ».
Sur demande, les membres des comités peuvent être appelés à aider le conseil d’administration, la présidence et le personnel permanent dans le cadre de fonctions de représentation, notamment les visites de dignitaires à CANSEC, la représentation de l’AICDS lors de salons commerciaux internationaux et de missions commerciales.

X. Rémunération et fonds

Les comités, sous-comités et groupes de travail ne sont pas autorisés à engager les fonds de l’Association. Les recommandations concernant le recours à des consultants, les dépenses liées aux publications, à la recherche, aux réunions, aux séminaires, aux événements, etc., doivent être approuvées par la présidence conformément aux pouvoirs qui lui sont conférés par le conseil d’administration.
Les frais de déplacement, de séjour et de réunion engagés par les membres des comités lorsqu’ils assistent aux réunions de l’Association sont à la charge des membres.

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