Adjoint(e) au directeur des services d'exposition

Votre mission

L'AICDS est à la recherche d'un adjoint ou d'une adjointe au gestionnaire des services aux exposants, une personne organisée, proactive et axée sur le service, pour appuyer la planification et la prestation des services aux exposants, aux commanditaires et aux événements dans l'ensemble du portefeuille d'événements de premier plan de l'AICDS.

Relevant du gestionnaire des services aux exposants, le coordonnateur ou la coordonnatrice des services aux exposants est responsable d'appuyer la réussite des programmes d'exposition et de commandite, de coordonner la logistique événementielle, d'entretenir des relations solides avec les exposants et les partenaires événementiels, et de contribuer à assurer une expérience fluide pour tous les participants.

En tant que membre clé de l'équipe des opérations événementielles, vous jouerez un rôle important dans le soutien de CANSEC, le plus grand événement canadien dans les domaines de la défense, de la sécurité et des technologies émergentes, ainsi que des Perspectives des FAC, des Perspectives cybernétiques et numériques, des événements de réseautage de l'industrie, de la programmation de Women in Defence and Security (WiDS) et d'autres activités de l'association.

La personne retenue devra être très organisée, axée sur le service à la clientèle et capable de gérer de multiples priorités dans un environnement dynamique. Ce poste offre une excellente occasion à un professionnel ou une professionnelle de l'événementiel en début de carrière souhaitant acquérir une expérience approfondie dans les opérations de salons professionnels et la gestion logistique, les relations avec les exposants, l'exécution des commandites et la prestation d'événements à grande échelle.

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Principales responsabilités

Services aux exposants et aux commanditaires

• Agir comme point de contact principal pour les exposants, les commanditaires et les partenaires de l'industrie.

• Soutenir l'intégration des exposants et assurer les communications tout au long du cycle de planification de l'événement.

• Coordonner les manuels des exposants, les formulaires, les échéanciers, les renseignements sur les services et les mises à jour des événements.

• Gérer les plans d'étage des exposants, l'inventaire des kiosques, les listes d'attente et les dossiers d'attribution d'espace.

• Aider à coordonner le placement des exposants afin d'optimiser l'efficacité du plan d'étage et les objectifs des parties prenantes.

• Assister les exposants et les commanditaires dans leur inscription, la logistique des kiosques et la préparation de l'événement.

• Suivre les livrables des exposants et des commanditaires pour s'assurer que les engagements sont respectés avec précision et dans les délais.

• Soutenir les activités d'activation et de réalisation des commandites avant, pendant et après les événements.

• Aider à l'administration des plateformes de gestion d'événements, des portails pour exposants, des systèmes d'inscription, des applications mobiles et des technologies de capture de pistes.

• Tenir à jour les dossiers des exposants, des commandites et des événements dans les systèmes de CRM et de gestion d'événements.

Opérations et logistique événementielles

• Contribuer à la planification et à la réalisation des opérations liées à la salle d'exposition et à l'événement.

• Soutenir la gestion des plans d'étage et les processus d'attribution d'espace aux exposants.

• Coordonner les besoins en services des exposants avec les fournisseurs de services officiels et les entrepreneurs de l'événement.

• Aider à la logistique du lieu, à la signalisation, aux opérations d'inscription, aux besoins en traiteur et aux exigences audiovisuelles.

• Soutenir la conformité aux règlements du lieu, aux exigences en matière de santé et de sécurité, aux normes d'accessibilité et aux politiques d'exploitation des exposants.

• Aider à coordonner le montage, l'installation des expositions, les opérations événementielles et le démontage.

• Soutenir le dépannage sur place et la résolution des problèmes opérationnels et des exposants.

• Aider à maintenir les échéanciers d'événements, les plans de projet et la documentation opérationnelle.

Coordination des fournisseurs et des prestataires de services

• Collaborer avec les partenaires officiels de l'événement et les fournisseurs de services, notamment :  

• Entrepreneurs généraux de services

• Centres de congrès et lieux d'événements

• Fournisseurs de services audiovisuels et de production

• Fournisseurs de services d'inscription

• Entrepreneurs en transport et manutention de matériel

• Fournisseurs de services de sécurité

• Services de traiteur

• Aider à l'obtention de soumissions, à la coordination des services et au suivi des échéances clés.

• Soutenir l'administration des ententes avec les fournisseurs, des bons de commande de services et des exigences opérationnelles.

• Contribuer à assurer que les fournisseurs respectent les attentes en matière de service et les obligations contractuelles.

Soutien administratif et financier

• Soutenir la budgétisation des événements, le traitement des factures, le suivi des dépenses et les activités de rapprochement.

• Aider à la préparation des rapports sur les exposants, les commandites et la performance des événements, incluant les mesures de participation, le suivi des revenus et l'analyse de la rétroaction des parties prenantes.

• Tenir des dossiers et une documentation à jour à l'aide de Microsoft 365, SharePoint, des systèmes de GRC et des technologies événementielles.

• Soutenir les réunions de planification interne et assurer le suivi des mesures à prendre.

• Contribuer aux rapports post-événement et aux revues des leçons apprises.

Service et engagement des parties prenantes

• Offrir un service exceptionnel aux membres, exposants, commanditaires, conférenciers et participants, grâce à une approche proactive et à la gestion des relations.

• Établir des relations positives avec les intervenants de l’industrie, du gouvernement et des organisations partenaires.

• Répondre aux demandes de manière professionnelle et rapide.

• Soutenir les initiatives visant à améliorer la fidélisation des exposants, la satisfaction des intervenants et le succès des événements.

• Contribuer au maintien des pipelines de prospection et de renouvellement en collaboration avec l’équipe de développement des affaires.

Collaboration d’équipe et amélioration continue

• Travailler en étroite collaboration avec les équipes des opérations événementielles, des adhésions, des communications et du développement des affaires.

• Contribuer à l’élaboration et à l’amélioration continue des procédures et des meilleures pratiques en matière d’opérations événementielles.

• Cerner les occasions d’améliorer l’efficacité, le service à la clientèle et la prestation des événements.

• Appuyer les projets spéciaux et assumer d’autres tâches connexes.

Général

• Soutenir les comités, les groupes de travail et les initiatives d’engagement des membres de CADSI, au besoin.

• Participer aux réunions de planification, à la prestation des événements sur place et aux bilans après événement.

• Autres tâches connexes, incluant des déplacements occasionnels et du travail en dehors des heures normales de bureau lors d’événements majeurs.

Qualifications et expérience

CADSI est à la recherche d’une personne motivée et axée sur la collaboration qui aime travailler avec les gens, résoudre des problèmes et contribuer à la réalisation d’événements exceptionnels.

La personne idéale possédera :

• Diplôme d'études collégiales ou universitaires en gestion d'événements, en gestion hôtelière, en administration des affaires ou dans un domaine connexe.

• De deux à cinq ans d'expérience en coordination d'événements, en service à la clientèle, en administration, en hôtellerie, en soutien aux commandites, en opérations de salons professionnels, en gestion de conférences ou dans des rôles connexes axés sur les parties prenantes.

• Solides compétences en organisation et en coordination de projets.

• Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale.

• Grand souci du détail et capacité à gérer plusieurs priorités concurrentes.

• Engagement démontré envers l'excellence du service à la clientèle.

• Maîtrise des applications Microsoft 365, notamment Outlook, Word, Excel, Teams et PowerPoint.

• Capacité à travailler de façon autonome tout en contribuant positivement à un environnement d'équipe collaboratif.

• Capacité à voyager et à travailler selon un horaire flexible, incluant les soirées, les fins de semaine et des heures prolongées durant les périodes de réalisation d'événements.

• Capacité à rester debout et à marcher pendant de longues périodes et à effectuer des tâches physiques légères liées à la mise en place et à la réalisation d'événements.

Atouts

Les candidats peuvent se démarquer par :

• Expérience dans le soutien à des conférences, des expositions ou des événements de grande envergure.

• Expérience de travail avec des exposants, des commanditaires, des fournisseurs ou des membres d'associations.

• Expérience de travail au sein d'un organisme sans but lucratif, d'une association ou d'une organisation axée sur les membres.

• Connaissance des plateformes de GRC, des systèmes d'inscription ou des outils de gestion d'événements.

• Expérience de l'utilisation d'AUTOCAD ou d'autres logiciels de dessin, de SharePoint, de logiciels de gestion de projet ou de plateformes similaires.

• Connaissance des secteurs canadiens de la défense, de la sécurité, de l'aérospatiale ou des technologies émergentes.

• Le bilinguisme (anglais et français) est un atout.

• Maîtrise avancée de Microsoft Excel.

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Rémunération et avantages sociaux

Il s'agit d'un poste permanent à temps plein assorti d'une rémunération concurrentielle, d'un salaire (80 000 $ à 90 000 $), d'une prime annuelle discrétionnaire de 9 %, de vacances, d'avantages sociaux liés à la santé et au mieux-être, d'un régime de retraite avec cotisation de l'employeur (REER) et d'occasions de perfectionnement professionnel.

CADSI offre un environnement de travail hybride et flexible, une culture d'équipe axée sur la collaboration et l'occasion de contribuer aux événements de l'industrie de la défense et de la sécurité les plus importants et les plus influents au Canada.

Engagement envers la diversité, l'équité et l'inclusion

CADSI s'engage à favoriser un milieu de travail diversifié, équitable, inclusif et accessible. Nous invitons toutes les personnes qualifiées à poser leur candidature, notamment les femmes, les peuples autochtones, les personnes racisées, les personnes en situation de handicap et les membres de la communauté LGBTQ2S+.

Comment postuler

Pour que votre candidature soit prise en considération, veuillez soumettre votre curriculum vitæ et votre lettre de présentation à applications@defenceandsecurity.ca en indiquant « Exhibit Services Assistant Manager » dans l'objet du courriel.

Dans votre lettre de présentation, veuillez nous indiquer :

• Pourquoi vous souhaitez travailler chez CADSI.

• Comment votre formation, votre expérience et vos compétences correspondent à ce poste.

Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

L'équipe de CADSI

À propos de CADSI

CADSI est la voix des industries canadiennes de la défense et de la sécurité, représentant plus de 1 700 entreprises à l'échelle nationale. Par ses activités de défense des intérêts, ses occasions de développement des affaires, sa mobilisation de l'industrie et ses événements de classe mondiale, CADSI soutient un secteur de la défense et de la sécurité fort, innovant et concurrentiel à l'échelle mondiale.

*CADSI n'utilise généralement pas l'intelligence artificielle (IA) dans le cadre de son processus de recrutement. Dans des circonstances limitées, l'IA peut être utilisée pour aider au tri, à l'évaluation ou à la sélection des candidats.

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