Coordonnateur ou coordonnatrice d'événements

Titre du poste : Coordonnateur ou coordonnatrice d'événements (2 postes NOUVEAUX)

Relève de : Directeur ou directrice des opérations événementielles

Statut : Temps plein

Postulez à : applications@defenceandsecurity.ca

Date limite : 14 août , 2026, avant minuit HNE

Votre mission

L'AICDS est à la recherche d'une personne enthousiaste, organisée et axée sur le service et le souci du détail pour occuper le poste de coordonnateur ou coordonnatrice d'événements afin d'appuyer la planification et la réalisation des principaux événements de l'industrie canadienne de la défense et de la sécurité.

Relevant du directeur ou de la directrice des opérations événementielles, le coordonnateur ou la coordonnatrice d'événements joue un rôle clé dans la réalisation du portefeuille de conférences, de salons professionnels, d'événements de réseautage, de webinaires, de programmes pour les membres et d'initiatives spéciales de l'AICDS. En travaillant en étroite collaboration avec les équipes internes, les partenaires événementiels, les exposants, les commanditaires et les fournisseurs de services, cette personne contribue à assurer que chaque événement est livré de manière professionnelle et efficace, en mettant l'accent sur l'expérience client.

Ce poste est idéal pour un professionnel ou une professionnelle en début de carrière souhaitant bâtir un parcours en gestion d'événements, en coordination de projets, en gestion d'association ou en mobilisation des parties prenantes. La personne retenue devra faire preuve d'autonomie, s'épanouir dans un environnement collaboratif en travaillant sur plusieurs projets simultanément et être enthousiaste à l'idée de contribuer au succès continu de la plus grande et de la plus influente association de défense et de sécurité au Canada.

Alors que l'AICDS continue d'accroître son portefeuille d'événements et ses offres aux membres, le coordonnateur ou la coordonnatrice d'événements contribuera à renforcer l'excellence opérationnelle, à soutenir la mobilisation des parties prenantes et à assurer des expériences exceptionnelles pour les membres et les partenaires événementiels.

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Responsabilités principales

Planification et exécution d'événements

• Appuyer la planification et la réalisation des événements phares de CADSI, des événements Femmes en défense et en sécurité (WiDS) et d'autres événements au besoin.

• Contribuer à la coordination de la logistique événementielle, notamment les inscriptions des participants, la liaison avec les fournisseurs, les exposants et les prestataires, ainsi que la collaboration avec les équipes internes de CADSI.

• Soutenir les activités d'inscription aux événements, les communications avec les participants et l'administration de la plateforme d'inscription.

• Veiller à ce que les livrables de commandite soient fournis avec exactitude et dans les délais prévus, conformément aux contrats des commanditaires.

• Apporter une aide à la rédaction des calendriers de production, des listes de vérification et des documents de planification opérationnelle des événements.

• Fournir un soutien sur place lors des événements, notamment pour la mise en place, l'inscription, les services aux participants, la résolution de problèmes et le démontage.

• Aider à la réalisation d'événements virtuels et hybrides.

Coordination des parties prenantes et service à la clientèle

• Assister les gestionnaires d'événements pour tous les livrables liés aux événements.  

• Répondre aux demandes de renseignements de manière professionnelle et rapide.

• Soutenir les activités de réalisation des commandites et les communications avec les exposants.

• Établir et entretenir des relations positives avec les parties prenantes internes et externes.

• Contribuer à offrir aux membres une expérience positive et de grande qualité avant, pendant et après les événements.

Soutien administratif et de projet

• Tenir à jour les plans de travail, les échéanciers, les bases de données et la documentation de projet liés aux événements.

• Aider au suivi budgétaire, au rapprochement des dépenses, au traitement des factures et à la production de rapports.

• Coordonner les réunions, préparer les ordres du jour et consigner les points à traiter.

• Soutenir la gestion documentaire et les initiatives d’amélioration des processus.

• Tenir des dossiers à jour à l’aide de Microsoft 365, SharePoint, des systèmes de GRC internes et des plateformes de gestion d’événements.

Soutien aux communications et au marketing

• Contribuer aux activités de marketing et de promotion des événements.

• Apporter un soutien pour les mises à jour du site Web et les systèmes d’inscription aux événements.

• Collaborer avec les équipes des communications et du marketing sur les campagnes liées aux événements.

• Contribuer au contenu des médias sociaux et à la promotion des événements.

• Soutenir les sondages post-événement, la production de rapports et l’analyse du rendement.

Collaboration d’équipe et amélioration continue

• Travailler en collaboration avec les équipes des opérations événementielles, des communications, des adhésions et des relations gouvernementales.

• Participer à des projets spéciaux et à des initiatives organisationnelles au besoin.

• Contribuer par des idées à l’amélioration de la prestation des événements, de l’efficacité opérationnelle et de l’expérience des parties prenantes.

• Soutenir l’amélioration continue des processus de planification d’événements et des pratiques exemplaires.

Général

• Soutenir les comités de fonctionnement du CADSI et les activités d’engagement des membres au besoin.

• Participer aux réunions régulières de planification et de coordination de l’équipe.

• Autres tâches connexes, incluant des déplacements occasionnels et du soutien en dehors des heures normales de bureau lors d’événements majeurs.

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Qualifications et expérience

Le CADSI est à la recherche d’une personne motivée, organisée et polyvalente, passionnée par l’événementiel et soucieuse d’offrir des expériences exceptionnelles.

Plus précisément, le candidat idéal possédera :

• Un diplôme d’études collégiales ou universitaires en gestion d’événements, en hôtellerie, en administration des affaires, en communications, en marketing, en tourisme ou dans un domaine connexe, ou une expérience de travail équivalente.

• De un à trois ans d’expérience en coordination d’événements, en administration, en hôtellerie, en service à la clientèle, en soutien de projet, en gestion de bénévoles ou dans un domaine connexe.

• Les récents diplômés ayant effectué des stages coopératifs, des stages pratiques, occupé des rôles de leadership étudiant ou ayant une expérience bénévole en événementiel sont invités à postuler.

• Solides compétences en organisation et en gestion du temps, avec la capacité de gérer plusieurs priorités simultanément.

• Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale.

• Solides compétences interpersonnelles et en service à la clientèle.

• Maîtrise de Microsoft Office 365, notamment Outlook, Excel, Word, Teams et PowerPoint.

• Capacité à travailler de façon autonome et en collaboration au sein d’une équipe.

• Apprentissage rapide, attitude positive axée sur les solutions et grand souci du détail.

Vous pouvez vous démarquer des autres candidats si vous possédez :

• De l’expérience dans le soutien à des conférences, des salons professionnels ou des événements d’envergure.

• De l’expérience avec des systèmes d’inscription aux événements, des plateformes de GRC ou des outils de gestion de projet.

• De l’expérience dans le soutien à des événements virtuels ou hybrides.

• De l’expérience en coordination de bénévoles.

• Connaissance des secteurs canadiens de la défense, de la sécurité, de l'aérospatiale ou des technologies émergentes.

• Le bilinguisme (anglais/français) est un atout.  

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Rémunération et avantages sociaux

Il s'agit d'un poste permanent à temps plein assorti d'une rémunération concurrentielle, d'un salaire (75 000 $ à 80 000 $), d'une prime annuelle discrétionnaire de 9 %, de vacances, d'avantages sociaux liés à la santé et au mieux-être, d'un régime de retraite avec cotisation de l'employeur et d'occasions de perfectionnement professionnel.

CADSI offre un environnement de travail hybride et flexible, des postes de travail ergonomiques et une culture d'équipe collaborative axée sur l'apprentissage, l'innovation et la croissance professionnelle.

Engagement envers la diversité, l'équité et l'inclusion

CADSI s'engage à favoriser un milieu de travail diversifié, inclusif et accessible. Nous encourageons les candidatures de personnes de tous horizons, notamment les femmes, les peuples autochtones, les personnes racisées, les personnes en situation de handicap et les membres de la communauté LGBTQ+.

Comment postuler

Pour être considéré pour ce poste, veuillez soumettre votre curriculum vitæ et votre lettre de présentation à applications@defenceandsecurity.ca avec « Coordonnateur d'événements » dans l'objet du courriel.

Dans votre lettre de présentation, veuillez nous indiquer :

• Pourquoi vous souhaitez travailler chez CADSI.

• La façon dont votre formation, votre expérience et vos compétences correspondent à ce poste.

ou

• Un exemple de projet, d'événement ou d'initiative où vous avez coordonné avec succès de multiples priorités et intervenants.

Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

L'équipe de CADSI

À propos de CADSI

CADSI est la voix des industries canadiennes de la défense et de la sécurité, représentant plus de 1 700 entreprises à l'échelle nationale. Ces industries emploient plus de 81 000 Canadiens et génèrent plus de 17 milliards de dollars par an pour l'économie canadienne. Par le biais de la défense des intérêts, d'initiatives de développement des affaires, de la mobilisation de l'industrie et d'événements de classe mondiale, CADSI soutient un secteur de la défense et de la sécurité fort, innovant et concurrentiel à l'échelle mondiale.

Apprenez-en plus sur www.defenceandsecurity.ca ou suivez-nous sur LinkedIn.

*CADSI n'utilise généralement pas l'intelligence artificielle (IA) dans le cadre de son processus de recrutement. Dans des circonstances limitées, l'IA peut être utilisée pour aider au tri, à l'évaluation ou à la sélection des candidats.

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