Adjoint(e) à l'administration des événements

Organisation : Association canadienne des industries de défense et de sécurité (CADSI)

Titre du poste : Adjoint(e) à l'administration des événements

Relève de : Directeur, Opérations événementielles

Statut : Temps plein

Postuler à : applications@defenceandsecurity.ca

Date limite : 2 octobre 2026, avant minuit HNE

Votre mission

La CADSI est à la recherche d'un(e) adjoint(e) à l'administration des événements organisé(e), minutieux(euse), axé(e) sur le service et enthousiaste pour appuyer la planification, l'administration et la réalisation des événements et des programmes aux membres les plus importants de l'industrie canadienne de la défense et de la sécurité.

Relevant du directeur des opérations événementielles, l'adjoint(e) à l'administration des événements joue un rôle clé dans le soutien du portefeuille de conférences, de salons professionnels, d'événements de réseautage, de webinaires, d'initiatives de Femmes en défense et sécurité (WiDS), de programmes aux membres et de projets spéciaux de la CADSI. En travaillant en étroite collaboration avec les équipes internes, les partenaires événementiels, les exposants, les commanditaires, les participants aux programmes et les fournisseurs de services, cette personne contribue à assurer que l'administration des événements et des programmes est précise, effectuée dans les délais et axée sur une expérience client de qualité supérieure.

Ce poste est idéal pour un(e) professionnel(le) en début de carrière souhaitant acquérir de l'expérience en administration d'événements, en coordination de programmes, en gestion d'association, en mobilisation des parties prenantes ou en services aux membres. La personne retenue devra apprendre rapidement, faire preuve d'autonomie, s'épanouir dans un environnement collaboratif, être à l'aise avec la gestion de priorités administratives multiples et avoir le désir de contribuer au succès continu de la plus grande et de la plus influente association de défense et de sécurité au Canada.

Alors que la CADSI continue d'élargir son portefeuille d'événements et son offre aux membres, l'adjoint(e) à l'administration des événements contribuera à renforcer le soutien opérationnel, à améliorer les processus internes et à offrir des expériences exceptionnelles aux membres, aux participants, aux commanditaires, aux exposants et aux partenaires événementiels.

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Principales responsabilités

Administration et coordination des événements

• Assurer le soutien et les tâches de bureau générales au besoin, notamment l'entretien de la machine à café, la gestion du programme de boissons et de collations, l'entretien du lave-vaisselle, ainsi que la propreté générale du bureau et de la cuisine.  

• Appuyer la planification et la réalisation des événements phares de la CADSI, des événements WiDS et d'autres événements au besoin.

• Assister à l'administration des événements, notamment les inscriptions des participants, les mises à jour de la plateforme d'inscription, les listes de participants, les cocardes, les dossiers d'événements et la documentation connexe.

• Soutenir la coordination de la logistique événementielle en assurant la liaison avec les vendeurs, les exposants, les fournisseurs, les lieux d'accueil et les équipes internes de la CADSI, selon les directives reçues.

• Répondre aux demandes des personnes inscrites, des participants, des exposants, des commanditaires et du public de manière professionnelle et rapide.

• Aider à la rédaction et à la mise à jour des listes de vérification, des calendriers de production, des feuilles de route, des notes d'information et des documents de planification opérationnelle.

• Offrir un soutien sur place lors des événements, notamment pour l'installation, l'inscription, le service aux participants, la résolution de problèmes et le démontage.

• Contribuer à la réalisation d'événements virtuels et hybrides, de webinaires et d'activités de programmes en ligne.

Coordination des parties prenantes et service à la clientèle

• Répondre aux demandes de manière professionnelle et rapide.

• Appuyer les activités de réalisation des ententes avec les commanditaires, les communications avec les exposants et le suivi auprès des participants, au besoin.

• Contribuer à offrir des expériences de haute qualité et positives aux membres avant, pendant et après les événements et les programmes.

Soutien administratif et de projet

• Tenir à jour les plans de travail, les échéanciers, les bases de données, les dossiers CRM, les listes de contacts et la documentation de projet liés aux événements et aux programmes.

• Coordonner les réunions, préparer les ordres du jour, diffuser le matériel, consigner les mesures à prendre et assurer le suivi auprès des parties prenantes internes et externes.

• Soutenir la gestion documentaire, l'organisation des fichiers, l'élaboration de modèles et les initiatives d'amélioration des processus.

• Appuyer la saisie de données, la gestion de listes, la coordination de sondages et la production de rapports de base pour les événements et les programmes.

Soutien aux communications et au marketing

• Appuyer les équipes de marketing et de communications en fournissant les renseignements pertinents et nécessaires sur les événements et les programmes, au besoin.

• Aider à la mise à jour du site Web, au contenu du système d'inscription aux événements, à la rédaction de courriels et à la coordination promotionnelle de base.

• Soutenir les sondages post-événement et post-programme, la production de rapports et l'analyse du rendement.

Collaboration d'équipe et amélioration continue

• Travailler en collaboration avec les équipes des opérations événementielles, des communications, des adhésions, des relations gouvernementales et de WiDS.

• Contribuer à l'amélioration de l'administration des événements, du soutien aux programmes, de l'efficacité opérationnelle et de l'expérience des parties prenantes.

• Soutenir les comités de direction de CADSI, les comités de WiDS et les activités d'engagement des membres, au besoin.

• Participer aux réunions régulières de planification et de coordination de l'équipe.

• Autres tâches connexes, incluant des déplacements occasionnels et du soutien en dehors des heures de bureau habituelles lors d'événements majeurs.

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Qualifications et expérience

CADSI est à la recherche d'une personne motivée, organisée et adaptable, passionnée par l'événementiel, l'administration, les adhésions et la prestation d'expériences exceptionnelles.

Plus précisément, la personne idéale possédera :

• Un diplôme d'études collégiales ou universitaires en gestion d'événements, en hôtellerie, en administration des affaires, en communications, en marketing, en bureautique, en tourisme ou dans un domaine connexe, ou une expérience de travail équivalente.

• Une à trois années d'expérience en administration d'événements, en administration de bureau, en soutien aux programmes, en hôtellerie, en service à la clientèle, en soutien de projet, en coordination de bénévoles ou dans un domaine connexe.

• Les récents diplômés ayant effectué des stages coopératifs, des stages pratiques, ayant occupé des rôles de leadership étudiant, ou possédant une expérience administrative ou bénévole en événementiel sont encouragés à postuler.

• Solides compétences en organisation et en gestion du temps, avec la capacité de gérer plusieurs priorités simultanément.

• Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale.

• Solides compétences interpersonnelles et en service à la clientèle.

• Maîtrise de Microsoft Office 365, notamment Outlook, Excel, Word, Teams et PowerPoint.

• Aisance à travailler avec des bases de données, des feuilles de calcul, des systèmes d'inscription, des listes de contacts et des fichiers partagés.

• Capacité à travailler de manière autonome et en collaboration au sein d'une équipe.

• Capacité à soulever et à déplacer 30 lb  

• Apprentissage rapide, approche positive axée sur les solutions et grand souci du détail.

Vous vous démarquerez des autres candidats si vous possédez :

• De l'expérience dans le soutien à l'organisation de conférences, de salons professionnels, d'événements de réseautage, de programmes pour les membres ou d'événements d'envergure.

• De l'expérience avec des systèmes d'inscription aux événements, des plateformes de GRC, des outils de sondage ou des outils de gestion de projet.

• De l'expérience dans le soutien à des programmes de mentorat, des programmes de leadership, des réseaux de femmes ou des initiatives de perfectionnement professionnel.

• De l'expérience en coordination de bénévoles ou en soutien à des comités.

• Le bilinguisme (anglais/français) est un atout.

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Rémunération et avantages sociaux

Il s'agit d'un poste permanent à temps plein assorti d'une rémunération concurrentielle, soit un salaire de 72 000 $ et une prime annuelle discrétionnaire de 9 %, des vacances, des avantages sociaux liés à la santé et au mieux-être, une cotisation équivalente au REER de 5 % et des possibilités de perfectionnement professionnel.

CADSI offre un environnement de travail hybride et flexible, des postes de travail ergonomiques et une culture d'équipe collaborative axée sur l'apprentissage, l'innovation et la croissance professionnelle.

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Engagement envers la diversité, l'équité et l'inclusion

CADSI s'engage à favoriser un milieu de travail diversifié, inclusif et accessible. Nous encourageons les candidatures de personnes de tous horizons, notamment les femmes, les peuples autochtones, les personnes racisées, les personnes en situation de handicap et les membres de la communauté LGBTQ+.

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Comment postuler

Pour être considéré pour ce poste, veuillez soumettre votre curriculum vitæ et votre lettre de présentation à applications@defenceandsecurity.ca en indiquant « Event Administration Assistant » dans l'objet du courriel.

Dans votre lettre de présentation, veuillez nous indiquer :

• Pourquoi vous souhaitez travailler chez CADSI.

• La façon dont votre formation, votre expérience et vos compétences correspondent à ce poste.

Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

L'équipe de CADSI

À propos de CADSI

CADSI est la voix des industries canadiennes de la défense et de la sécurité, représentant plus de 1 700 entreprises à l'échelle nationale. Ces industries emploient plus de 81 000 Canadiens et génèrent plus de 17 milliards de dollars par année pour l'économie canadienne. Par l'entremise de la défense des intérêts, d'initiatives de développement des affaires, de la mobilisation de l'industrie et d'événements de classe mondiale, CADSI soutient un secteur de la défense et de la sécurité fort, innovant et concurrentiel à l'échelle mondiale.

Apprenez-en plus au www.defenceandsecurity.ca ou suivez-nous sur LinkedIn.

*CADSI n'utilise généralement pas l'intelligence artificielle (IA) dans le cadre de son processus de recrutement. Dans des circonstances limitées, l'IA peut être utilisée pour aider au tri, à l'évaluation ou à la sélection des candidats.

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